Analogowe sierotki, sprawdź czy do nich należysz

Mar 26, 2020Analogowe sierotki, Dokumentacja w firmie, Praktyczne porady

Praca zdalna to temat, który w ostatnich dniach nie schodzi z nagłówków. Jak ją zorganizować? O czym należy pamiętać? Jesteśmy zasypywani milionami rad i wskazówek. A czy wiesz, jak zorganizować pracę zdalną z dokumentami?

Kilka tygodni temu wpadłam na szalony pomysł. Podczas rozmowy z zaprzyjaźnionymi przedsiębiorcami, uświadomiłam sobie, że w pewnym sensie, zostali oni pozostawieni sami sobie.

Było to jeszcze przed ogłoszeniem pandemii, przed ciężką sytuacją we Włoszech z tym związaną. Były to „czasy”, gdy dla wielu z nas koronawirus był problemem miasta Wuhan i jego okolic.

Podczas tej rozmowy poruszyliśmy temat związany z ogarnianiem tej całej papierologii w małych firmach. W firmach, które zatrudniają niewielu pracowników albo w ogóle nie zatrudniają. W firmach, które nie dysponują milionowymi budżetami przeznaczonymi na outsourcing procesów back office. A takim procesem zdecydowanie jest obieg dokumentów wewnątrz firmy i ich archiwizacja.

Rozmawialiśmy o tym, że duże firmy zajmujące się obsługą tego obszaru w wielu korporacjach i większych przedsiębiorstwach, oferują rozwiązania, które owszem, mogłyby wspomóc tych maluczkich, ale ich cena jest dla nich zaporowa, a część z tych funkcjonalności nigdy nie zostałaby przez te firmy wykorzystana.

Przez moment w głowie zaświtało mi określenie… „analogowa sierotka”. Dlaczego akurat takie określenie, w dobie cyfryzacji i automatyzacji wielu procesów?

Z kilku powodów:

  1. Rozwiązania ułatwiające wdrożenie archiwum cyfrowego czy elektronicznego obiegu dokumentów są zazwyczaj drogie, a ich funkcjonalności niedostosowane do potrzeb małych firm,
  2. Wsparcie w procesie digitalizacji dokumentów, oferowane przez firmy outsourcingowe jest kosztownym rozwiązaniem. Musisz wiedzieć, że im większą ilość dokumentów posiadasz, tym cena jednostkowa spada. Zatem, gdy tych dokumentów masz stosunkowo niewiele, to koszt takiego procesu jest wyższy. Wiele małych firm, zwyczajnie ma ważniejsze wydatki.

W wyniku powyższych, mikro przedsiębiorstwa są pozostawione same sobie. A to z kolei rodzi kolejne konsekwencje.

Jedni decydują się na zakup rozwiązań, które niekoniecznie spełniają ich potrzeby. Takie działanie często kończy się tym, że po kilku miesiącach chcą z tego rozwiązania zrezygnować. Jednak pojawia się problem w postaci utrudnionej migracji danych, braku wsparcia w tej migracji. Czasami wręcz kończy się utratą danych, w tym elektronicznych wersji dokumentów. Jaki z tego morał? Taki, że nie dość, że ponieśliśmy koszt wprowadzenia wybranego rozwiązania, to w wyniku nieudanej migracji tak naprawdę, tracimy pracę, którą już wykonaliśmy.

Koniec końców, musimy wykonać ją raz jeszcze. Poświęcając na to przede wszystkim czas. Nie oszukujmy się, w obliczu nadchodzącego kryzysu, ten czas będzie nam teraz potrzebny do realizacji procesów czysto biznesowych, a nie naprawiania back office’u.

Drudzy natomiast świadomie decydują się na rezygnację z digitalizacji i pracy na elektronicznych wersjach dokumentów. Teoretycznie nie ma takiego obowiązku, który nakazywałby nam wprowadzenie w swoich firmach elektronicznego obiegu dokumentów (EOD). Jest to dobrowolne, uwarunkowane również naszymi potrzebami. Osobiście uważam, że nie w każdej firmie EOD jest konieczne.

Jednak, sytuacja ta w ostatnich dniach uległa diametralnej zmianie. Przypomnij sobie, ile razy w ciągu ostatnich dwóch tygodni, na Twoich tablicach w social media przewijał się temat „pracy zdalnej”, „sposobów na przeniesienie działań offline na online”, „rozwiązań ułatwiających pracę poza siedzibą firmy”.

W obliczu takiego wyzwania, posiadanie elektronicznego archiwum staje się wręcz koniecznością.

Nikt nie jest w stanie przewidzieć co czeka nas w kolejnych miesiącach, a nawet latach.

A teraz pozwól, że wrócę do pomysłu, o którym wspomniałam na początku.

Jeśli jesteś „analogową sierotką” (wybacz mi to określenie, nie chcę Cię w żaden sposób deprecjonować, po prostu tak mi wpadło do głowy i bardzo je polubiłam) to pozwól, że się Tobą zaopiekuję.

Wspólnie możemy wypracować optymalny dla Ciebie sposób na stworzenie elektronicznego archiwum, z którego będziesz korzystać w każdym miejscu na świecie. Zarówno Ty, jak i Twoi pracownicy. W zależności od Twoich potrzeb oraz możliwości.

Zapraszam Cię na bezpłatne konsultacje, porozmawiamy całkowicie niezobowiązująco. Zgłoś się wypełniając krótką ankietę TUTAJ.

Nazywam się Malwina Angerman-Kowalska, jestem archiwistką.

Wiesz, że wszędzie tam, gdzie pojawia się „dokument” mamy do czynienia z procesem archiwizacji? Bez względu na to, czy to w wersji papierowej, czy elektronicznej. Teraz możesz sobie wyobrazić, jak daleko w organizacji sięgają „macki archiwum”. Nie powinniśmy tego obszaru ignorować, a jednak mocno go nie doceniamy.

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *