Krótka ankieta, 13 pytań, konkretne wnioski. Prawie wszyscy je mamy, spora część z nas nie wie nawet po co. Jeśli jednak jesteśmy w gronie uświadomionych szczęśliwców, to z dużym prawdopodobieństwem i tak nie wiemy, przez ile lat powinniśmy je mieć… Do której grupy należysz?

Pomysł na Archiważne zrodził się w mojej głowie spontanicznie. Bardzo entuzjastycznie podchodzę do wszystkich moich pomysłów. Mieszanka talentów (Gallup Strenghts), którą posiadam jest dosyć wybuchowa, więc zazwyczaj od pomysłu do rozpoczęcia realizacji mija, w najlepszym wypadku… kilka dni.

Niech nie zdziwi Cię zatem, że tak naprawdę od rzucenia hasła “Rób coś z archiwum, to Twój zawód” do rozbudowanej wizji całego projektu, zakładającej wiele rodzajów działań (o tym innym razem), minęło dwa dni…
Weekend, tyle dokładnie zajęło mi zbudowanie w głowie biznes planu.

Zdajesz sobie na pewno sprawę z faktu, że temat archiwizacji dokumentów jest tematem niszowym. Podejmując decyzję o angażowaniu się w ten szalony pomysł, postanowiłam w pierwszej kolejności sprawdzić, czy ktokolwiek byłby nim zainteresowany.

Tak oto powstała krótka ankieta, na którą ilość odpowiedzi, w ciągu kilku dni, przerosła moje oczekiwania.

Jej wyniki chciałabym Ci przybliżyć w tym artykule. Uważam bowiem, że doskonale odzwierciedlają rzeczywistość.

A rzeczywistość jest taka, że niewiele osób ma świadomość tego, jakie znaczenie w życiu codziennym mają dokumenty i ich prawidłowe przechowywanie.

W ankiecie wzięło udział 258 osób. Pomyślisz, że to mało? Uważam, że w przypadku tak niszowego tematu, jakim jest domowe archiwum, ta liczba jest bardzo satysfakcjonująca.
Weź również pod uwagę, że nie jestem popularną influencerką z Instagrama, więc moje możliwości dotarcia do potencjalnych respondentów były mocno ograniczone.

Poniżej przedstawię Ci najważniejsze wnioski, które nasuwają się po analizie wyników badania. Do dzieła!

99,6% osób, zadeklarowało, że w ogóle posiada w domu dokumenty. 

Te 0,4% stanowi dokładnie jedna osoba, która wskazała, że dokumenty przechowuje w Biurze Rachunkowym.

Z prawdopodobieństwem, graniczącym z pewnością, można zatem przyjąć, że tak naprawdę wszyscy te dokumenty posiadamy. Biuro Rachunkowe raczej nie przechowuje prywatnych dokumentów klienta, takich jak np. świadectwa pracy, świadectwa szkolne, wyniki badań.

Istnieje również możliwość, że ktoś przechowuje dokumenty np. w depozycie w banku lub korzystając z usług notariusza. Jednak jest to temat na osobny artykuł, który na pewno pojawi się na blogu.

19,8% osób, które posiada dokumenty w domu… nie wie po co w ogóle je ma!

To blisko ⅕ respondentów. Nic dziwnego, że temat archiwizacji urasta do prawdziwej legendy, gdzie tylko magia (i to ta czarna oczywiście) jest w stanie nam pomóc.

Myślisz, że te prawie 20% to wcale nie jest wiele?

To wyobraź sobie, że aż 56,6% osób, nie wie przez jaki okres czasu powinna przechowywać dokumenty, które posiada.

Ten wynik naprawdę daje do myślenia, dlaczego?

Jeśli nie masz takiej wiedzy i nie wiesz, gdzie ją znaleźć to masz dwie opcje:

• przechowujesz dokumenty dłużej niż “ustawa przewiduje”, przez co ich ilość rośnie z roku na rok, teczka zmienia się w segregator, segregator w szufladę, szuflada w szafę, a koniec końców i tak nie wiesz co i gdzie się znajduje.
  A gdy do tego, możesz przybić piątkę z tymi 20% osób wspomnianych wyżej, to nawet nie wiesz po co te papiery masz!
• niszczysz dokumenty zanim upłynie ich okres przechowywania, ryzykując, że w razie potrzeby udowodnienia swoich racji, nie będziesz mieć takich możliwości. Oczywiście, że większość dokumentów da się odtworzyć lub uzyskać w instytucji, która nam je wydała, np. akt urodzenia, ślubu, faktura za media, itd.
  Jednak weź pod uwagę czas, jaki trzeba przeznaczyć na uzyskanie odpisów / kopii dokumentów, a często również kosztów z tym związanych.

Czy nie lepiej po prostu wiedzieć, przez ile lat należy ten konkretny “kwitek” mieć na podorędziu?

Chcąc Ci ułatwić życie, bo oto przecież w życiu chodzi, by je sobie ułatwiać, przygotowałam dla Ciebie “Archiwistyczną ściągawkę”, w której znajdziesz wypisane najpopularniejsze typy dokumentów, które posiadasz z określonym terminem przechowywania.

Wystarczy, że zapiszesz się na mój Newsletter. A o tym, jak obliczyć termin przechowywania dokumentów, przeczytasz w artykule „Termin przechowywania dokumentów, jak liczyć, żeby się nie przeliczyć?”

Na koniec, ostatni z najważniejszych wniosków… 92,2% osób posiadających dokumenty nie ma sporządzonego wykazu jakie to dokumenty.

Zastanawiasz się zapewne po co Ci właściwie taki wykaz? Przecież to są Twoje dokumenty, w Twoim domu, w Twoim biurku, szufladzie, pudełku…

Przecież Ty wiesz, że one tam są!

Po pierwsze, w żadnym wypadku nie poddaję tutaj pod wątpliwość Twojej pamięci absolutnej, ale czy naprawdę masz w głowie te wszystkie papierki? I wiesz, że na pewno je masz i gdzie je znajdziesz? Ok, przyjmijmy, że faktycznie tak jest. W takim wypadku, nie pozostaje mi nic innego, jak serdecznie Ci pogratulować i zazdrościć, bo mnie pamięć od czasu do czasu zawodzi.

Ale… czy Twoi domownicy, pozostali członkowie rodziny mają tę wiedzę? Czy Twój mąż, Twoja żona, partner, partnerka, córka, syn… wiedzą, gdzie znajdą, np. Twoją polisę ubezpieczeniową? I czy w ogóle ją znajdą? Czy w ogóle taką posiadasz?

Nie chcę Cię przestraszyć, nie o to chodzi w archiwizacji, by budzić niepokój. Jednak przemyśl to, czy w razie potrzeby, warto dodatkowo stresować się poszukiwaniem dokumentu, którego istnienia nawet nie jesteśmy do końca świadomi? Pomyśl, ile czasu stracisz Ty lub Twoi bliscy, by go znaleźć…

Pamiętaj, czas jest aktualnie najcenniejszą walutą, zaraz po zdrowiu.