Archiwalni ryzykanci wśród mikro przesiębiorców

Sty 8, 2020Ciekawostki z archiwum w tle, Dokumentacja w firmie

W ostatnim kwartale 2019 roku przeprowadziłam krótką ankietę wśród osób prowadzących działalność gospodarczą. Pytania dotyczyły głównie procesu archiwizacji dokumentów w firmie, ale nawiązywały również do innych czynności, w których dokumenty stanowią nieodłączny element.

W tym niewielkim badaniu wzięło udział 69 osób. Zdaję sobie doskonale sprawę, że wielkość grupy badawczej nie jest porażająca. Jednak musisz wiedzieć, że dla mnie taki wynik jest sporym sukcesem.

Po pierwsze nie spotkałam się do tej pory z tego typu badaniem przeprowadzonym wśród przedsiębiorców. Po drugie, o tym wspominałam już kiedyś, moje działania w sieci są na początkowym etapie rozwoju i moje zasięgi ciężko porównywać do zasięgów czołowych, polskich blogerów czy ekspertów.

Umówmy się, również dziedzina, którą się zajmuje, nie jest (na pierwszy rzut oka, bo właśnie to chcę zmienić!) zbyt pociągająca.

Wracając do ankiety. Chciałabym przedstawić Ci kilka wniosków, nad którymi warto, a nawet należy się pochylić.

Aby mieć punkt odniesienia, musisz wiedzieć, że 88,4 % osób, które wzięły udział w badaniu prowadzi Jednoosobową Działalność Gospodarczą (JDG). Z wysokim prawdopodobieństwem zatem, problemy, które za moment Ci przedstawię, dotyczą głównie takiej formy prawnej prowadzonej działalności.

Zatrudniam pracowników, przechowuję ich dokumentację, ale co dalej?

40,6 % respondentów zadeklarowało, że zatrudnia pracowników. 75 % z tych osób przechowuje dokumentację pracowniczą w siedzibie firmy. Jednak ponad połowa (57,1 %) przedsiębiorców nie posiada ewidencji przechowywanych dokumentów pracowniczych.

Wyobraź sobie teraz sytuację, że zgłasza się do Ciebie Twój były pracownik. W celu wystawienia duplikatu świadectwa pracy. Co robisz? 

A. Szukasz Pani Jadzi, która 10 lat temu zajmowała się archiwum. I dopóki nic nie było potrzebne, to łatwiej było nie wiedzieć, jakie trupy w tej szafie się chowają. Niestety Pani Jadzia, która dobrze u Ciebie zarabiała przez lata, właśnie spędza emeryturę w kamperze na Costa Brava i ani myśli wracać wspomnieniami do tej piwnicy, w której znajdowały się Wasze firmowe dokumenty.

B. Jeśli prowadzenie archiwum było Twoim zadaniem, jednak o tworzeniu ewidencji, nawet najstarszym Góralom się nie śniło, zaczynasz przeszukiwać pudło po pudle, segregator po segregatorze… aż północ Cię zastanie? Nie mając żadnej gwarancji, że uda Ci się odnaleźć to, czego szukasz, bo przecież nawet nie wiesz czy to masz? Skąd niby masz wiedzieć, skoro nigdzie nie zostało to zarejestrowane?

C. Otwierasz plik z ewidencją, wyszukujesz potrzebne dokumenty, zmierzasz do szafy, wyciągasz konkretny segregator, w którym zgodnie z ewidencją powinny się znajdować. Nawet jeśli Ciebie nie ma na miejscu, to może to zrobić każdy inny pracownik. Cały proces zajmie Ci maksymalnie kilka minut.

Którą odpowiedź wybierasz? Jeśli stwierdzisz, że chcesz dowiedzieć się dlaczego warto prowadzić ewidencję dokumentów, zachęcam Cię do zapoznania się z artykułem “5 powodów, dlaczego…”.

Oddaję faktury do Biura Rachunkowego, więc to nie moja sprawa jak są przechowywane!

Seriously? A masz potwierdzenie, jakie dokumenty do tego Biura Rachunkowego zostały przekazane? Wyniki ankiety są bardzo niepokojące…

90,3 % ankietowanych nie prowadzi rejestru dokumentów, które zostały przekazane do Biura Rachunkowego (czy samodzielnej księgowej). Te same osoby, nie posiadają również rejestru dokumentów, które Biuro Rachunkowe im zwraca (po przeprocesowaniu, czy po upływie czasu, przez jaki zadeklarowało się je dla nich przechowywać).

Ryzyko? Obustronne. Faktury, paragony, rachunki… Zazwyczaj są to pojedyncze kartki, nierzadko na wątpliwej jakości papierze. Co jeśli gdzieś się zapodzieją? 

W powyższym przykładzie żadna ze stron nie ma dowodu na to, że dokument przekazała/otrzymała. Słowo przeciwko słowu. W tym wypadku każda strona, zarówno Ty, jak i Biuro Rachunkowe, księgowa powinniście zadbać o stworzenie wykazu przekazywanych dokumentów, stanowiącego spis zdawczo-odbiorczy. 

Na koniec mała wisienka na torcie.

Odnosisz czasem wrażenie, że tych papierów ciągle tylko przybywa i przybywa? Dokupujesz segregatory, pudła, szafy, których już nie masz gdzie postawić? Ile razy zdarza Ci się mówić “z roku na rok więcej i więcej tej papierologii”?

Zdradzę Ci sekret. Idę o zakład, że nie niszczysz dokumentów, których termin przechowywania upłynął. Zgadłam? Jeśli tak, to możesz dopisać się do grona 36,2 % osób, które wzięły udział w ankiecie. One również dokumentów nie niszczą.

Co ciekawe!

53,6% respondentów zadeklarowało, że nie wie przez jaki okres powinny przechowywać dokumenty… 

Czy to oznacza, że blisko 20% osób niszczy je, chociaż nie ma pewności czy termin przechowywania upłynął? Mam tutaj małą grupkę ryzykantów! To, co? Będziemy grać w tę grę?

Jeśli uważasz, że informacje, którymi się z Tobą dzielę są wartościowe, będzie mi bardzo miło, gdy podzielisz się nimi ze swoimi znajomymi.

W przypadku dodatkowych pytań lub wątpliwości, zachęcam Cię do pozostawienia komentarza, na pewno odpowiem.

Nazywam się Malwina Angerman-Kowalska, jestem archiwistką.

Wiesz, że wszędzie tam, gdzie pojawia się „dokument” mamy do czynienia z procesem archiwizacji? Bez względu na to, czy to w wersji papierowej, czy elektronicznej. Teraz możesz sobie wyobrazić, jak daleko w organizacji sięgają „macki archiwum”. Nie powinniśmy tego obszaru ignorować, a jednak mocno go nie doceniamy.

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *