Jeśli się za coś zabierać, to niech to będzie coś spektakularnego. Nie ma tutaj miejsca na robienie „po łebkach”. Trzeba to zrobić od A do Z. Żadnych wyjątków. Wszystko albo nic. Seriously?

Czytasz właśnie kolejny artykuł z cyklu “Analogowe sierotki”, w którym chcę poruszyć kwestie związane z digitalizacją dokumentów w firmach. W ramach cyklu zakładam publikację kilku artykułów, w których będę starała się rozwiać Twoje wątpliwości dotyczące tego, ile taka digitalizacja kosztuje, jak dużo czasu zajmuje i czy w ogóle warto się za nią zabierać? 

Chociaż jestem przekonana, że akurat w przypadku ostatniego pytania, nie masz co do tego wątpliwości, biorąc pod uwagę rzeczywistość w jakiej przyszło nam w ostatnich tygodniach prowadzić swoje biznesy.

Digitalizacja – wszystko albo nic?

Czy podchodzisz w ten sposób do realizacji każdego projektu w swojej firmie? Jeśli klient chce kupić produkt A, ale Ty oferujesz mu również B i C, to nie sprzedasz mu produktu, który chce kupić w myśl tej „złotej” zasady? No właśnie…

Zawsze warto przeliczać siły na zamiary. Nie oznacza to jednak, że masz porzucić realizację, nawet najbardziej szalonego pomysłu, bo z góry zakładasz, że nie uda Ci się go doprowadzić do końca.

Tak właśnie jest z digitalizacją. Wiesz, wcale nie musisz skanować wszystkich dokumentów, jakie posiadasz. Wychodząc z takiego założenia, łatwo machnąć ręką na realizację całego przedsięwzięcia.

Zbyt duże koszty, czasochłonność, a co jeśli te elektroniczne wersje dokumentów nigdy Ci się nie przydadzą? W końcu już teraz nie korzystasz ze wszystkich dokumentów, które przechowujesz.

I to właśnie jest dobry punkt wyjścia, do podjęcia jednej z kluczowych decyzji.

Jakie dokumenty tak naprawdę chcesz digitalizować i dlaczego to nie muszą być od razu wszystkie?

Oczywiście sytuacją idealną jest, gdy faktycznie wszystkie dokumenty, które przechowujesz w oryginale mają swoją elektroniczną wersję.

Jednym z najważniejszych powodów, przemawiających za takim rozwiązaniem jest… bezpieczeństwo. Posiadając elektroniczne wersje dokumentów, nie musimy obawiać się utraty oryginałów np. w wyniku pożaru czy zalania.

Jednak umówmy się, nikt nie jest idealny a i w życiu nie często takie idealne sytuacje się zdarzają.

Czy zatem jest to powód, aby zrezygnować z digitalizacji?

Absolutnie nie. Wyobraź sobie człowieka, który przez 40 lat prowadził siedzący tryb życia. Postanawia zacząć biegać, czy od razu powinien przebiec maraton? No nie.

Na początku jego jogging będzie przypominał marszobieg, po 2 km zapewne zacznie zaklinać się, że już nigdy więcej i na co mu to było. A po kilku tygodniach bez problemu przebiegnie 5 km, by być może po roku regularnych treningów w końcu spróbować swoich sił w półmaratonie.

Proces digitalizacji dokumentów w Twojej firmie, możesz przeprowadzić analogicznie. Małymi krokami, byle nie tracić z oczu głównego celu.

Jakie decyzje musisz podjąć?

Na początku ustal priorytet poszczególnych rodzajów dokumentów. Dzieląc dokumenty na mniejsze partie, wg ich rodzaju, a następnie roku wytworzenia, możesz przeprowadzać digitalizację małymi etapami. Jeśli zajdzie taka potrzeba, łatwiej będzie podjąć decyzję o przerwaniu całego procesu, bo bez problemu wrócisz do jego realizacji, gdy znowu będzie taka możliwość.

Jak ustalić hierarchię dokumentów i kolejność ich skanowania?

Możesz podzielić rodzaje dokumentów według częstotliwości korzystania z nich w realizacji procesów biznesowych. Jeśli faktycznie, w codziennej pracy często korzystacie z oryginałów dokumentów, to właśnie ten sposób warto przyjąć. W takiej sytuacji, dokumenty, z których korzystasz najczęściej otrzymują najwyższy priorytet i tak kolejno…

Skanowanie należy rozpocząć od dokumentów o najwyższym priorytecie. Przy czym warto tutaj wziąć pod uwagę również rok wytworzenia. Najlepiej zacząć skanowanie od tych najnowszych i cofać się rok po roku, czy miesiąc po miesiącu, w zależności od mocy przerobowych i szybkości skanowania.

Drugim rozwiązaniem jest ustalenie priorytetu dla każdego rodzaju dokumentu według jego istotności. Mogą to być dokumenty, które z punktu widzenia Twojej działalności są najważniejsze, np. dokumenty założycielskie, potwierdzające rejestrację firmy, pełnomocnictwa, potwierdzenia prokury, a których uszkodzenie lub zaginięcie może wpłynąć na ciągłość działania firmy. Decydując się na taki schemat digitalizacji, również należy skanować rodzaj po rodzaju, zgodnie z przyjętą hierarchią ważności.

Aby jednak podjąć świadomą decyzję o sposobie realizowania digitalizacji dokumentów w firmie, który będzie dla nas najbardziej efektywny, należy przede wszystkim dokładnie przyglądnąć się i przeanalizować procesy realizowane przez poszczególne osoby w firmie, a także systemy, jakie są w tych procesach wykorzystywane. Bez ich znajomości ustalenie odpowiednich priorytetów dla poszczególnych rodzajów dokumentów będzie utrudnione, a w skrajnych przypadkach nawet niemożliwe.

Jakie mogą być tego konsekwencje?

Poświęcenie cennego czasu i pieniędzy na realizację procesu, którego efektywność już na starcie będzie skazana na niepowodzenie.

Na zakończenie chciałabym podzielić się z Tobą pewną złotą myślą, którą usłyszałam na początku swojej kariery zawodowej. Uprzedzam, jest ona bardzo dosadna i nieco wulgarna.

„Jeśli na początku procesu masz g***o, to po jego zakończeniu otrzymasz pięknie zapakowane, wyperfumowane, ale wciąż g***o”

Dlaczego o tym wspomniałam? Często spotykam się z sytuacją, gdy w realizacji procesu przykłada się zbyt mało uwagi lub wręcz pomija się, jego początkowe etapy, będąc przekonanym, że w ten sposób zaoszczędzimy czas. W rzeczywistości jest zupełnie na odwrót. Poświęcając więcej czasu na początku procesu, oszczędzamy go na kolejnych etapach realizacji.

Zapisz się na mój Newsletter, by nie przegapić nowej publikacji.