Chcąc wybrać się z Wieliczki do Nowego Dworu Mazowieckiego, muszę pokonać odległość bliską 350 km. Samochodem zajęłoby mi to około 4 godzin. Gdybym jednak wybrała się pieszo, spędziłabym w drodze ponad 2 dni! Długa wycieczka, ale co ona ma właściwie wspólnego z archiwizacją?

Jednostka miary dokumentacji w archiwistyce

Na co dzień z pojęciem “metr bieżący” spotykasz się zapewne kupując tkaninę na zasłony lub nową część garderoby, szytą na miarę. Jeśli bliższe są Ci tematy związane z wykończeniem wnętrz, to “metr bieżący” służy Ci do wyliczenia ile listw przypodłogowych musisz kupić lub jaką długość blatu roboczego w kuchni potrzebujesz.

W archiwistyce “metrem bieżącym” określa się… wielkość zasobu archiwalnego, czyli wszystkich dokumentów, które znajdują się na stanie danego archiwum. Skąd taka jednostka?

Wyobraź sobie setki jak nie tysiące dokumentów. Każdy z nich złożony z określonej ilości kartek. Myślisz, że ktokolwiek byłby to w stanie zliczyć?

Dla porównania weź metr budowlany lub centymetr krawiecki do ręki. Stań przed swoim regałem z książkami i… zmierz długość jednej z zapełnionych półek. Jaki masz wynik? 100,120 cm? “Zasób” tej konkretnej półki, zapełnionej po brzegi książkami, wynosi odpowiednio 1, 1,2 m.b.

Dobrze, a teraz wróćmy do mojej podróży. Skąd pomysł na wycieczkę do Nowego Dworu Mazowieckiego, z Wieliczki, w której mieszkam? Pod koniec 2018 roku wielkość zasobu archiwalnego Archiwum Państwowego wynosiła dokładnie… 350 063,28 m.b. dokumentów!
Gdyby ustawić te wszystkie dokumenty na drodze, zamiast na półkach, zajęłyby całą trasę z Wieliczki do Nowego Dworu Mazowieckiego. Ogarniasz ten ogrom papieru?!

A jak to jest z tą informatyką? 

Idę o zakład, że Twoje pierwsze skojarzenie archiwizacji z informatyką, oscylowało wokół skanów dokumentów, elektronicznego archiwum, przechowywania dokumentów na dyskach… wygrałam?

Oczywiście, wszystko to mogłoby być prawidłową odpowiedzią. Jednak dzisiaj nie o tym chciałam Ci napisać.

Zarówno w informatyce, jak i archiwistyce funkcjonuje pojęcie “kwerendy”. O ile dla fanów IT, kwerenda to nic innego jak zapytanie do elektronicznych baz danych (tak, wiem, że to mocne uproszczenie, ale proszę o wyrozumiałość, informatyka nie jest moją mocną stroną), o tyle w archiwistyce takie zapytanie kieruje się również do zasobów, określmy je sobie jako “manualnych”.

Kwerendy archiwalne przeprowadza się nie tylko w elektronicznych bazach danych zasobów, jeśli takie istnieją. Można je składać również pisemnie, w formie odpowiedniego wniosku. Przy okazji osobistej wizyty w archiwum, przesyłając je listownie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Nasuwa się tutaj pytanie, po co właściwie z tych kwerend korzystać? Po co w ogóle odwiedzać archiwum?

Cele mogą być różne, zaczynając od urzędowych, np. gdy dane archiwum przejęło dokumentację pracowniczą Twojego byłego pracodawcy, a istnieje konieczność odtworzenia historii Twojego zatrudnienia.

Ty również możesz skorzystać z możliwości skierowania zapytania do archiwum, np. w celach genealogicznych czy własnościowych.

Osobiście miałam okazję, a przy tym niemałą frajdę, korzystać z czytelni Starych Druków Biblioteki Jagiellońskiej. Byłam w trakcie pisania pracy licencjackiej dot. historii przemysłu naftowego i gazowniczego w regionie Podkarpacia. Dla jasności jestem humanistką, mój kontakt z inżynierią ogranicza się do posiadania męża, inżyniera.

Zgadnij, na jaki skarb natrafiłam w tej czytelni? Pierwsze wydania opracowań, dotyczących poszukiwania złóż gazu i ropy na Podkarpaciu, autorstwa mojego… pradziadka!

A może Ty również jesteś częścią jakiejś ciekawej historii, której namacalne dowody są przechowywane w archiwach? Spróbuj je odszukać, powrót do przeszłości jest wspaniałą przygodą!

Zaczynając pisać ten artykuł, miałam określony cel. Chciałam Ci pokazać, jak archiwistyka łączy się z innymi dziedzinami życia. Jednak chcę podzielić się jeszcze jednym, bardzo istotnym wnioskiem.

Archiwistyka łączy wiele dziedzin między sobą. Archiwum jest końcem jednego procesu, ale i początkiem kolejnego.

Wszędzie tam, gdzie wytwarzany jest jakikolwiek dokument. Nie ważne czy papierowy, czy elektroniczny. Nieistotne czy z dokumentami masz styczność tylko w domu, czy prowadzisz małą firmę lub jesteś członkiem jednego z dziesiątek zespołów w wielkiej korporacji. Proces archiwizacji funkcjonuje w Twoim otoczeniu, nawet jeśli go nie dostrzegasz.

Rozejrzyj się w wolnej chwili i zastanów, kiedy i gdzie zaczynasz być bohaterem archiwalnej opowieści?