Digitalizacja dokumentów w firmie

Kwi 23, 2020Analogowe sierotki, Dokumentacja w firmie, Praktyczne porady

Digitalizacja dokumentów jest droga, czasochłonna, da się bez niej prowadzić biznes i przyjemnie żyć. Mogą sobie na nią pozwolić duże firmy, które stać na oddelegowanie pracownika do realizowania tego procesu lub opłacenia profesjonalnej firmy outsourcingowej. Czyżby? Udowodnię Ci, że digitalizacja jest dla każdego!

Czytasz właśnie pierwszy artykuł z cyklu “Analogowe sierotki”, w którym chcę poruszyć kwestie związane z digitalizacją dokumentów w firmach. W ramach cyklu zakładam publikację kilku artykułów, w których będę starała się rozwiać Twoje wątpliwości dotyczące tego, ile taka digitalizacja kosztuje, jak dużo czasu zajmuje i czy w ogóle warto się za nią zabierać? 

Chociaż jestem przekonana, że akurat w przypadku ostatniego pytania, nie masz co do tego wątpliwości, biorąc pod uwagę rzeczywistość w jakiej przyszło nam w ostatnich tygodniach prowadzić swoje biznesy.

Co to właściwie jest ta digitalizacja?

Najprościej rzecz ujmując, digitalizacja to skanowanie dokumentów, w celu przechowywania ich wersji elektronicznych w pamięci wewnętrznej komputera, na dyskach zewnętrznych lub w tzw. chmurze.

Wiem z doświadczenia, że choć w XXI wieku jest to proces bardzo powszechny, to wciąż istnieją firmy, w których nie znajduję się on na wysokiej pozycji listy priorytetów.

Nie dziwi mnie taka sytuacja, bo digitalizacja jest typowym procesem back office’owym, czyli takim, który bezpośrednio nie generuje żadnych zysków dla firmy. A nierzadko wiąże się z kosztami, ale o tych następnym razem.

Mając do wyboru zwiększenie zaangażowania pracownika w realizację procesów, które stanowią trzon działalności firmy i zapewniają jej przychód, a oddelegowanie go do skanowania dokumentów, decyzja wydaje się być oczywista.

Wydaje się, właśnie. Ostatnie tygodnie, podczas których wiele firm zostało niejako przymuszonych do tzw. pracy zdalnej, obnażyły wiele słabości niektórych z nich.

Jedną z tych słabości, jest uniemożliwienie wręcz realizacji procesów biznesowych, ze względu na brak dostępu do niezbędnej dokumentacji. 

Taka sytuacja przypomina nieco błędne koło. 

Firma nie skanuje umów, bo szkoda jej na to czasu, woli zająć się realizacją procesów biznesowych. Następnie, praktycznie z dnia na dzień, zostaje odcięta od dokumentów znajdujących się w biurze. Pracownik odpowiedzialny za realizację postanowień umowy z klientem, nie może ich zrealizować lub ich realizacja jest bardzo utrudniona, gdyż nie posiada do wglądu elektronicznej wersji dokumentu. Koniec końców firma podejmuje realne ryzyko, że zamówienie zostanie zrealizowane niezgodne z ustaleniami, z opóźnieniem lub wcale, gdy klient wycofa się z umowy.

Jakie korzyści, niesie za sobą digitalizacją dokumentów, w szczególności w czasach kryzysu?

Po pierwsze, posiadanie elektronicznych wersji dokumentów umożliwia Twojej firmie ciągłość realizacji procesów, w których te dokumenty są wykorzystywane. Praca zdalna będzie przebiegać bez zakłóceń i opóźnień w realizacji zamówień klientów.

Po drugie, jest to również gwarancja bezpieczeństwa i możliwość odtworzenia dokumentacji, na wypadek utraty oryginałów. Zdaję sobie sprawę, że nikt z nas nie zakłada klęski żywiołowej, zalania czy pożaru. Czy jednak jesteś w stanie to przewidzieć?

Po trzecie, z punktu widzenia archiwisty, zabezpieczasz również same dokumenty. Ograniczenie ich używania w wersji tradycyjnej, minimalizuje ryzyko zniszczenia lub zagubienia.

Modele procesu digitalizacji, czyli jakie masz możliwości?

Poniżej wymieniłam trzy sposoby na zdigitalizowanie dokumentów Twojej firmy. Zwróciłam uwagę na trzy elementy, które są kluczowe przy dokonywaniu wyboru. Jednak szczegółowo omówię każdy z nich w kolejnych artykułach.

  1. Pełna digitalizacja dokumentów, za pośrednictwem profesjonalnej firmy outsourcingowej.

Czas: stosunkowo krótki | Zaangażowanie pracowników firmy: kilka godzin miesięcznie | Koszt: stosunkowo wysoki

  1. Digitalizacja wybranych rodzajów dokumentów, za pośrednictwem profesjonalnej firmy outsourcingowej.

Czas: stosunkowo krótki | Zaangażowanie pracowników firmy: od kilku do kilkunastu godzin miesięcznie | Koszt: niższy niż w modelu nr 1, ale wyższy niż w modelu nr 3

  1. Digitalizacja samodzielna, realizowana przy użyciu środków firmy oraz przez jej pracowników.

Czas: wydłużony | Zaangażowanie pracowników firmy: nawet powyżej pełnego wymiaru etatu miesięcznie | Koszt: wynagrodzenie zaangażowanych pracowników

Zauważ, że w zależności od wybranej opcji, ulegają zmianom poszczególne parametry, tj. czas, zaangażowanie pracowników Twojej firmy, a przede wszystkim koszty związane z realizacją procesu.

Znaczący wpływ na ich wartości ma przede wszystkim wielkość zasobu, który podlega digitalizacji.

Na zakończenie chciałabym jeszcze zaznaczyć, że digitalizacja dokumentów jest jedną z tych rzeczy, o którą warto zadbać “na wejściu” dokumentu w obieg. Poświęcić jej czas lub przeznaczyć na to pieniądze, by “na wyjściu”, realizując pozostałe procesy, ten czas i pieniądze zwróciły się z nawiązką.

Aby się tak jednak stało, należy do całego procesu digitalizacji podejść z głową.

O tym, jak to zrobić, dowiesz się w kolejnych artykułach z cyklu “Analogowe sierotki”.

Zapisz się na mój Newsletter, by nie przegapić nowej publikacji.

Nazywam się Malwina Angerman-Kowalska, jestem archiwistką.

Wiesz, że wszędzie tam, gdzie pojawia się „dokument” mamy do czynienia z procesem archiwizacji? Bez względu na to, czy to w wersji papierowej, czy elektronicznej. Teraz możesz sobie wyobrazić, jak daleko w organizacji sięgają „macki archiwum”. Nie powinniśmy tego obszaru ignorować, a jednak mocno go nie doceniamy.

4 komentarze

  1. Emilia

    Super artykuł, ja uwielbiam digitalizację, ale wiem, że niestety polski księgowe nie są jej aż tak przychylne..Jak przenosiłam procesy z innych krajów do Polski, to niestety o tym się przekonałam.

    Odpowiedz
    • Archiwazne

      Dziękuję za opinię. Osobiście odnoszę wrażenie, że ta nieprzychylna postawa wynika często z niewiedzy lub błędnych przekonań dotyczących digitalizacji

      Odpowiedz
  2. Marlena Puchalska-Zagula

    Bardzo ciekawy artykuł. Jak na razie udaje mi się wszystkie moje firmowe dokumenty mieć w wersji komputerowej.

    Odpowiedz
  3. Baga

    Świetny artykuł. Kto nigdy nie zgubił papierka ten nie zrozumie zalet digitalizacji .

    Odpowiedz

Odpowiedz Emilia Anuluj pisanie odpowiedzi

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.