Każda firma posiada swoje archiwum. Każda firma, realizując swoje procesy, ma do czynienia z dokumentami. Bez względu na to, czy w formie elektronicznej, czy tradycyjnej, papierowej. Co w związku z tym? Każda firma powinna posiadać rejestr dokumentów. Jak zatem prowadzić ewidencję dokumentów w firmie?

W artykule „Jak prowadzić ewidencję dokumentów?” przybliżyłam Ci zasadność prowadzenia rejestru dokumentów, które posiadasz w domu. Wyjaśniłam również, w jaki sposób prowadzić taki wykaz efektywnie oraz jak z niego korzystać. We wspomnianym poście znajdziesz również wzór ewidencji dokumentów, który możesz bezpłatnie pobrać i z niego korzystać.

Dokumentacja firmowa różni się jednak od tej, którą przechowujesz w domu.

Typy wytwarzanych i przechowywanych dokumentów różnią się również w zależności od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej oraz jej formy prawnej. Inne typy dokumentów wytwarza i przechowuje jednoosobowa działalność gospodarcza działająca w branży e-commerce, a jeszcze inne spółka z ograniczoną odpowiedzialnością oferująca usługi szkoleniowe.

Jednak sposób prowadzenia rejestru posiadanych dokumentów jest bardzo zbliżony.

W tym poście skupię się jedynie na sposobie prowadzenia ewidencji dokumentów w firmie. Będzie krótko i na temat!

Przedstawię Ci niezbędne dane dotyczące przechowywanych dokumentów, które każda ewidencja powinna posiadać, aby spełniała swoją funkcję.

• Identyfikator dokumentu. Idealnie, gdy wskazuje on jednoznacznie na konkretny dokument. Może to być np. numer dokumentu w KPiR, numer porządkowy w zbiorze dokumentów. Bardzo dobrym rozwiązaniem są kody kreskowe, które można naklejać na konkretny dokument, a numer kodu uwzględnić w rejestrze. Dobrze sprawdzą się również naklejki z samym numerem, zamówisz takie w drukarni lub na Allegro. Najważniejsze, by numery się nie powielały.
• Data dokumentu. Z punktu widzenia archiwizacji najważniejszy jest rok wytworzenia dokumentu.
• Nazwa wystawcy dokumentu lub kontrahenta (w przypadku umowy, faktury kosztowej lub przychodowej itp.).
• Numer dokumentu, np. numer umowy, numer faktury – jeżeli występuje.
• Rodzaj dokumentu, np. faktura, umowa itp. Podanie tej informacji nie jest obowiązkowe, ale znacznie ułatwia korzystanie z rejestru. To właśnie rodzaj dokumentu w głównej mierze determinuje okres jego przechowywania. Dlaczego w głównej mierze? Istnieją sytuacje, gdy okres przechowywania danego rodzaju dokumentu uzależniony jest od daty wygaśnięcia jego obowiązywania.
• Okres przechowywania, by mieć możliwość ustalenia możliwej daty zniszczenia.
• Miejsce przechowywania w archiwum. W zależności od przyjętego sposobu przechowywania, mowa tutaj o segregatorze / teczce (nazwa, numer, kolor, oznaczenie itp.), szafie, półce, regale w magazynie, kartonie itp.

Wiesz już, w jaki sposób prowadzić rejestr dokumentów firmowych. Które elementy ewidencji są niezbędne, a które możesz pominąć, by bieżąca obsługa była najbardziej efektywna, przy minimalnym nakładzie pracy.

Jeśli jednak nadal masz wątpliwości, czy rejestr dokumentacji warto prowadzić, zachęcam do Cię do zapoznania się z 5 powodami, dlaczego należy prowadzić ewidencję dokumentów w firmie.

Jeśli uważasz, że informacje, którymi się z Tobą dzielę są wartościowe, będzie mi bardzo miło, gdy podzielisz się nimi ze swoimi znajomymi.

W przypadku dodatkowych pytań lub wątpliwości, zachęcam Cię do pozostawienia komentarza, na pewno odpowiem.