Jak przechowywać dokumenty?

Lut 5, 2020Archiwizacja po ludzku, Dokumentacja w firmie, Praktyczne porady

W kinie w Lublinie, schowaj mnie. W Kłaju, w tramwaju, schowaj mnie…
Wydawać by się mogło, że każde miejsce i każdy sposób jest dobry na przechowywanie dokumentów. To trochę tak, jak ze zdjęciami. Można prowadzić systematycznie albumy. Można też wrzucić cały stos fotografii do pudełka po butach. Można? Można, ale czy warto?

Czego NIE używać do przechowywania dokumentów?

Jeśli zależy Ci na zachowaniu dokumentów w dobrej kondycji, zrezygnuj z popularnych koszulek foliowych.

Papier umieszczony w takiej koszulce z czasem zacznie się “pocić”. Istnieje ryzyko, że przyklei się do foliowych elementów. W rezultacie, gdy zechcesz ten dokument wyjąć, istnieje ryzyko uszkodzenia fragmentów druku, jak i całego dokumentu. 

Złym pomysłem będzie również narażenie dokumenty na kontakt z metalowymi częściami. Mam tutaj na myśli zarówno zszywki, spinacze, jak i metalowe elementy do mocowania dokumentów, które stosowane są w skoroszytach.

Długotrwały kontakt metalu z papierem może zaowocować pojawieniem się ognisk rdzy na dokumencie. A stąd już krótka droga do jego trwałego uszkodzenia.

W takim razie, w czym przechowywać dokumenty?

Istnieje kilkanaście sposobów na przechowywanie dokumentów. Podzieliłam je na trzy grupy: specjalistyczne, popularne i grupę DIY (do it yourself, tę kategorię wymyśliłam sama, bo zdarza mi się stosować ten patent prywatnie).

Specjalistyczne materiały do przechowywania dokumentów:

  • Wąsy archiwizacyjne, inaczej klipsy archiwizacyjne. Zazwyczaj wykonane z tworzywa sztucznego. Są najmniejszym, ale bardzo skutecznym sposobem na przechowywanie dokumentów.
  • Teczki zawieszkowe, idealnie sprawdzą się, jeśli posiadasz szafy z przystosowanymi szufladami, np. Bisley.
  • Pudła archiwizacyjne. Kartonowe, zamykane pudełka wielkości odpowiadającej standardowemu segregatorowi.

Popularne materiały do przechowywania dokumentów:

  • Segregatory. Myślę, że każdy z nas je ma, Ty zapewne też. Świetnie sprawdzają się do przechowywania dokumentów, z których na bieżąco korzystamy. Niekoniecznie będą dobrym rozwiązaniem do przechowywania dokumentów, które z zasady mamy przechowywać przez długie lata, głównie z uwagi na metalowe części.
  • Teczki papierowe. Najzwyklejsze, najlepiej wiązane sznurkiem (a nie takie z gumką). Sprawdzą się, gdy plik dokumentów nie jest zbyt obszerny.
  • Pudełka kartonowe. Jeśli posiadasz naprawdę sporą ilość dokumentów jednego rodzaju. Jest to też dobre rozwiązanie, gdy masz kilka plików dokumentów, np. w teczkach i chcesz przechowywać te właśnie teczki, w jednym miejscu.

Na koniec, rozwiązanie z kategorii DIY.

Nie polecam go do przechowywania ważnych dokumentów, np. aktów notarialnych, ale świetnie sprawdzi się np. na faktury za media. 

Wystarczy przedziurkować dokumenty, analogicznie jak w segregatorze, a następnie przewiązać je bawełnianą wstążką.

Jak wybrać optymalny sposób przechowywania dokumentów?

Decydując się na konkretny sposób przechowywania dokumentów, nie zakładaj, że skończy się na jednym. Dla niektórych dokumentów sprawdzą się pudła archiwizacyjne, a dla innych klipsy.

Dokonując wyboru, weź pod uwagę kilka, poniższych, parametrów:

  • Termin przechowywania. Im dłużej, tym mniej ingerujący w strukturę dokumentu, sposób.
  • Objętość dokumentów. Unikaj sytuacji, gdy np. w pudełku archiwizacyjnym dokumenty będą miały zbyt wiele luzu. Powoduje to wyginanie się dokumentów i pocieranie, co w rezultacie może prowadzić do ich uszkodzenia. 
  • Częstotliwość korzystania. Wybierz taki sposób, aby korzystać z dokumentów w sposób najbardziej delikatny. Wyciąganie i wkładanie dokumentu kilka razy w ciągu dnia, czy tygodnia, nie jest tutaj wskazane.

Jeśli posiadasz dokumenty, z których korzystasz w bieżącej pracy, rozważ możliwość stworzenia ich elektronicznych wersji. Skanowanie dokumentów w tym wypadku pozwoli Ci zaoszczędzić czas, podczas realizacji codziennych procesów oraz ochroni oryginały. 

Dotyk naszych rąk nie pozostaje obojętny dla papieru…

Na koniec, NIESPODZIANKA!

Mam dla Ciebie, drogi Czytelniku, mały prezent. W sklepie Atakto.pl, w którym znajdziesz wszystkie, wymienione przeze mnie materiały do archiwizacji, możesz zrobić zakupy ze specjalną zniżką.

Użyj kodu: archiwaznezakupy i kupuj z 10% rabatem produkty z kategorii Archiwizacja dokumentów!

Rabat naliczany jest od kwoty netto. Nie obejmuje produktów przecenionych oraz kosztów dostawy. Kod rabatowy ważny jest do 31 marca 2020.

Nazywam się Malwina Angerman-Kowalska, jestem archiwistką.

Wiesz, że wszędzie tam, gdzie pojawia się „dokument” mamy do czynienia z procesem archiwizacji? Bez względu na to, czy to w wersji papierowej, czy elektronicznej. Teraz możesz sobie wyobrazić, jak daleko w organizacji sięgają „macki archiwum”. Nie powinniśmy tego obszaru ignorować, a jednak mocno go nie doceniamy.

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *