Proces archiwizacji dokumentów w firmie może być realizowany na wiele sposobów. Oczywiście istnieją ogólne, powszechnie stosowane zasady, określone przez obowiązujące prawo, których należy przestrzegać. Funkcjonują również tzw. dobre praktyki, które warto wziąć pod uwagę organizując firmowe archiwum.

W artykule “Modele procesu archiwizacji” możesz przeczytać o trzech sposobach realizacji procesów archiwizacyjnych, które są popularne wśród przedsiębiorców.

Jak jednak wybrać ten, który dla Ciebie i Twojej firmy będzie najbardziej efektywny?

Poniżej przedstawię Ci podstawowe czynniki, którym należy się przyjrzeć przy wyborze modelu procesu archiwizacji dokumentów dla Twojego biznesu.

Ilość przechowywanych dokumentów

Jest to jeden z podstawowych czynników, determinujących wybór modelu archiwizacji. Właśnie od ilości dokumentów, które musisz przechowywać, zależy czy proces archiwizacji pozostawisz w strukturach firmy, czy zdecydujesz się na skorzystanie z usług firmy zewnętrznej.

Umówmy się, przy małej ilości dokumentów, outsourcing nie zawsze jest optymalnym rozwiązaniem.

Wielkość zasobu archiwalnego (po polsku… ilość dokumentów 🙂 ) wpływa bezpośrednio na…

Miejsce przeznaczone do przechowywania dokumentów.

Zweryfikuj czy w siedzibie Twojej firmy masz możliwość wygospodarowania wystarczającej powierzchni, którą przeznaczysz do przechowywania dokumentów.

Weź pod uwagę również możliwości zapewnienia odpowiednich warunków do przechowywania. Mam tu na myśli m.in. wilgotność powietrza, temperaturę, oświetlenie.

Istotne jest również zabezpieczenie dokumentacji przed dostaniem się w niepowołane ręce. Wszyscy drżymy na sam dźwięk słowa RODO, czyż nie? 

Nikt z nas nie chciałby również, aby tajemnice jego przedsiębiorstwa w niekontrolowany sposób trafiły np. do konkurencji. 

Częstotliwość korzystania z oryginałów dokumentów

Obecnie, powszechne w firmach staje się stosowanie Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD), którego główne założenie to praca na skanach. O tym jednak napiszę więcej przy innej okazji.

W tym punkcie chciałabym się skupić na dokumentach fizycznych. Dlaczego? W przypadku wyboru modelu procesu archiwizacji, opartego na outsourcingu, koszty związane z udostępnieniem i dostarczeniem do klienta oryginałów dokumentów mogą stanowić znaczną część całego budżetu zaplanowanego na ten cel. 

Miej na uwadze, że często bardzo trudno przewidzieć dokładną ilość udostępnień. Może się okazać, że koszty z tym związane “zjedzą” budżet przeznaczony na pozostałe usługi, w tym przechowywanie dokumentów.

Budżet, który możesz przeznaczyć na realizację procesu archiwizacji

Jeśli nie wiadomo o co chodzi, to chodzi o… pieniądze, a jakże! W tej kwestii sprawa się stosunkowo prosta. To oczywiste, że mając do wyboru produkt (w tym wypadku usługi) o tej samej jakości, decyzję podejmiesz biorąc pod uwagę jego cenę.

Nie zawsze outsourcing będzie najdroższym rozwiązaniem, gdy policzysz chociażby koszt pracy swoich pracowników i czas, jaki musieliby przeznaczyć na archiwizację dokumentów.

Nie zawsze też, korzystanie z usług firmy zewnętrznej, będzie dla Ciebie opłacalne.

Decydując się na jeden z modeli procesu archiwizacji, przeanalizuj każdy z wyżej wymienionych czynników. Dopiero pełny ogląd sytuacji, pozwoli Ci podjąć dobrą decyzję!

Na zakończenie chciałabym napisać raz jeszcze, choć mam wrażenie, że piszę o tym w każdym swoim artykule. Dobrze zaplanowany i zorganizowany proces archiwizacji dokumentów, nie musi być obciążający dla Twojego czasu i portfela!

Jeśli uważasz, że informacje, którymi się z Tobą dzielę są wartościowe, będzie mi bardzo miło, gdy podzielisz się nimi ze swoimi znajomymi.

W przypadku dodatkowych pytań lub wątpliwości, zachęcam Cię do pozostawienia komentarza, na pewno odpowiem.