Jak prowadzić ewidencję dokumentów?

Gru 4, 2019Archiwizacja po ludzku, Praktyczne porady

Otrzymałam wiele pytań, jednak to powtarzało się najczęściej. Wątpliwości dotyczyły tego, jak taką ewidencję dokumentów prowadzić, jak z niej korzystać, ale przede wszystkim PO CO w ogóle nam ona potrzebna? Jakby nasza pamięć absolutna, którą każdy z nas jest obdarzony, była niewystarczająca…

W artykule „Ponad 99% osób je posiada, z czego blisko 20% nie ma pojęcia po co!”, przedstawiłam Ci wyniki badania, które przeprowadziłam wśród kilkuset osób. W odpowiedziach do ankiety, otrzymałam również wiele pytań dotyczących organizacji domowego archiwum i archiwizacji dokumentów.

Chciałabym odpowiedzieć na jedno z nich, które powtarzało się najczęściej.

Po co Ci ewidencja dokumentów i czy naprawdę jest potrzebna?

Odpowiem na to pytanie przekornie, nie wiem czy i po co Tobie jest ona potrzebna. Wiadomo przecież, że świetnie ogarniasz każdy obszar swojego życia. Nawet ten, z którego korzystasz od przypadku do przypadku. A do tego Twoja pamięć jest tak pojemna i niezawodna, że producenci suplementów nie mają czego u Ciebie szukać. 

Wszelkie domowe dokumenty masz zatem wzorowo uporządkowane i w nocy o północy jesteś w stanie wskazać, z zamkniętymi oczami, gdzie znajduje się faktura za prąd sprzed 2,5 roku, czyż nie?

Porozmawiajmy zatem o Twojej rodzinie, pozostałych domownikach, których dokumenty znajdują się w Waszym domowym archiwum. Czy oni również wiedzą jakie dokumenty w ogóle posiadacie i gdzie dokładnie je znajdą? 

W przypadku dokumentów jest trochę tak, jak z szukaniem przysłowiowych skarpetek. Wybacz, że odniosę się tutaj do roli żony i matki, ale w takiej roli również posiadam jakieś doświadczenie.

Czy zdarza się, że Twój mąż (Panowie, jeśli to czytacie, uznajcie to za żenujący żart prowadzącej) co chwilę zasypuje Cię pytaniami typu “Kochanie, a wiesz może gdzie jest moja bluza, którą trzy dni temu położyłem na pralce?” 

Albo córka, będąc na skraju rozpaczy, w trakcie przewracania zawartości wszystkich szuflad w pokoju, woła “Mamo, gdzie jest moja Celestia?!” (Księżniczka Equestrii dla tych, co nie w temacie, czyli bohaterka bajki My Little Pony).

W jednym i w drugim przypadku… Ty wiesz! 

Podobnie jest z dokumentami. Bez względu na to, czy ich porządkowaniem zajmuje się głowa rodziny (mężczyzna) czy miłościwie nią kierująca szyja (kobieta), z prawdopodobieństwem graniczącym z pewnością, mogę stwierdzić, że ta druga strona nie ma pojęcia gdzie znajdzie, jakie papierki. Nie jest tak? Okej, być może nieco się orientuje. Wie, że dzwoni, ale nie wie, w którym kościele.

Im więcej dokumentów i im więcej osób, które z tych dokumentów mogą korzystać, tym zasadność prowadzenia ewidencji wzrasta!

Wyobraź sobie sytuację, gdy nie będzie Cię w pobliżu, a dokumenty będą potrzebne. Wyjazd na wakacje, delegacja, nie chcę wspominać o innych wypadkach losowych, które przecież również się zdarzają.

Czy masz pewność, że inni odnajdą dokument, którego potrzebują? Akt urodzenia, świadectwo pracy sprzed 15 lat albo umowę kredytową podpisaną ponad 20 lat temu, bo pojawiły się niezgodności w spłacie zobowiązania. 

Może się też zdarzyć, że wszyscy będą poszukiwać… Twojej polisy ubezpieczeniowej (czego oczywiście nie życzę i oby nigdy ta polisa nie musiała zostać wykorzystana).

Pomyśl, ile czasu i energii stracą na poszukiwania, nie mając nawet pewności, że taki dokument w ogóle istnieje. Dołóż do tego stres związany z już trudną sytuacją i nasilający się z powodu problemów z odszukaniem dokumentu.

Właśnie po to przydaje się wykaz dokumentów, które przechowujesz w domu, by:

  • ułatwić ich odnalezienie nie tylko Tobie, ale również innym domownikom,
  • ograniczyć czas potrzebny na wyszukanie konkretnego dokumentu,
  • zminimalizować ilość posiadanych dokumentów.

Nawiążę jeszcze do ostatniego punktu. Prawidłowo prowadzony spis dokumentów ułatwi Ci kontrolę nad ich ilością. Bez problemu wytypujesz “papierki”, które możesz zniszczyć. Dzięki temu unikniesz sytuacji, gdy narastająca ilość dokumentów zacznie Cię przytłaczać.

Zasadność posiadania ewidencji dokumentów dotyczy zarówno archiwizacji w domu jak i prowadzenia obszaru archiwum w firmie.

Mówi się, że nie ma ludzi niezastąpionych, czyżby? A co zrobi pracownik działu X, gdy potrzebuje na “cito” dokumenty klienta Z, aby wykonać swoje zadanie “asap” przed “deadlinem” i okaże się, że Pani Zosia „z archiwum” akurat się rozchorowała, a nikt w firmie (poza Panią Zosią) nie ma pojęcia, gdzie znaleźć ten świstek? 

Ten temat jednak chciałabym opisać szerzej w innym artykule. 

Dzisiaj skupmy się na domowych papierach.

Co to właściwie jest ewidencja dokumentów?

Ewidencja dokumentów archiwalnych, z fachowego punktu widzenia, zawiera w sobie kilka, różnego rodzaju wykazów.

Ewidencja nabytków, ubytków (nie, nie tych w zębach), ewidencja dokumentów przekazanych do zniszczenia, udostępnionych użytkownikom. Dopiero zbiór wszystkich tych danych tworzy całość.

Czy zatem Ty również potrzebujesz takiej ewidencji? Absolutnie nie!

W domowych warunkach, do stworzenia wykazu dokumentów, wystarczy Ci jeden arkusz Excel, uzupełniany na bieżąco odpowiednimi danymi.

Jak prowadzić wykaz dokumentów?

Minimalne dane to typ dokumentu, rok jego powstania oraz krótki opis, umożliwiający identyfikację konkretnego dokumentu.

Z typu dokumentu wynika bowiem okres przechowywania, natomiast rok jego powstania umożliwia nam obliczenie daty zniszczenia.

Przykład: „Rachunek – 2015 – Prąd w maju”. Te trzy informacje, pozwolą Ci na odnalezienie dokumentu, którym jest rachunek za prąd za maj 2015 roku.

Czy jest to optymalne? Niekoniecznie. Zachęcam Cię do rozszerzenia danych, dzięki którym z łatwością zidentyfikujesz i odnajdziesz dokument, a także wytypujesz do zniszczenia te dokumenty, których termin przechowywania upłynął.

Przygotowałam dla Ciebie Archiważny wzór ewidencji dokumentów, prosty szablon w Excelu. Uwzględniłam w nim dane, które warto uzupełniać na bieżąco. 

Zapisz go na dysku i korzystaj!

Jak korzystać ze spisu dokumentów?

Wprowadzając wybrany dokument do ewidencji, masz możliwość uzupełnienia takich danych, jak: 

Im więcej danych wprowadzisz, tym z większej ilości opcji wyszukiwania będziesz korzystać. 

Do wyszukania dokumentu wykorzystaj funkcję filtrowania, która na stałe jest zaszyta w przygotowanym przeze mnie szablonie wykazu.

Korzystając z filtrów “nazwa / typ dokumentu”, “rok wydania” oraz “okres przechowywania”, możesz z łatwością wytypować dokumenty, których termin przechowywania upłynął i je zniszczyć.

Pamiętaj! Fakt zniszczenia dokumentu warto odnotować w spisie dokumentów, np. oznaczając dany wiersz innym kolorem.

Owocnego korzystania! Daj znać, czy mój Archiważny wzór ewidencji dokumentów jest dla Ciebie pomocnym narzędziem.

Nazywam się Malwina Angerman-Kowalska, jestem archiwistką.

Wiesz, że wszędzie tam, gdzie pojawia się „dokument” mamy do czynienia z procesem archiwizacji? Bez względu na to, czy to w wersji papierowej, czy elektronicznej. Teraz możesz sobie wyobrazić, jak daleko w organizacji sięgają „macki archiwum”. Nie powinniśmy tego obszaru ignorować, a jednak mocno go nie doceniamy.

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *