Modele procesu archiwizacji

Sty 15, 2020Dokumentacja w firmie, Praktyczne porady

W internecie możesz znaleźć wiele informacji dotyczących tego, w jaki sposób archiwizować dokumenty w firmie. Gdybym uważała, że wyczerpują one temat, a osoba poszukująca optymalnego rozwiązania dla swojej firmy, jest w stanie w prosty sposób takowe wybrać i wdrożyć, projekt Archiważne, w tym również ten blog, nie miałby sensu.

Uważam jednak, że w sieci brakuje wskazówek, które pozwolą Ci poznać plusy i minusy każdego z proponowanych rozwiązań dotyczących procesu archiwizacji.

Nie ma bowiem dwóch, takich samych firm, których potrzeby w dziedzinie archiwizacji dokumentów są identyczne. Nie można zatem przyjąć, że każda Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością powinna proces archiwizacji oprzeć na outsourcingu, a każda Jednoosobowa Działalność Gospodarcza archiwizować dokumenty we własnej siedzibie, wykorzystując własne zasoby.

Wpisując do wyszukiwarki hasło “archiwizacja dokumentów”, znajdziesz oferty firm, które z chęcią, za odpowiednim wynagrodzeniem, zdejmą z Ciebie ten przykry obowiązek, albo takich, które w sprzedaży posiadają wszystko to, co niezbędne do zorganizowania archiwum w Twoim biurze.

Osobiście jestem zdania, że nie istnieją sytuacje “zero-jedynkowe” i zawsze należy podjąć próbę znalezienia złotego środka. Bazując na zdobytej wiedzy i własnym doświadczeniu, poniżej przedstawiam Ci trzy modele archiwizacji, które, moim zdaniem, należy rozważyć organizując proces archiwizacji dokumentów w każdym przedsiębiorstwie.

MODEL nr 1 Archiwizacja dokumentów w siedzibie firmy.

Model opierający się na własnych zasobach przedsiębiorstwa. Mam tu na myśli zarówno własną powierzchnię do przechowywania dokumentów, odpowiednie jej wyposażenie, rzecz jasna przy wykorzystaniu własnych środków oraz realizowanie procesu archiwizacji dokumentów w oparciu o własnych pracowników lub osobiście.

Na co należy zwrócić uwagę, decydując się na ten model archiwizacji dokumentów?

Określ czy posiadasz odpowiednią ilość miejsca do przechowywania dokumentów, czy dysponujesz odpowiednią ilością “rąk do pracy”, aby proces archiwizacji realizować na bieżąco. W przypadku, gdy archiwizacją zajmujesz się samodzielnie, zastanów się ile możesz na ten proces poświęcić czasu.

MODEL nr 2 Outsourcing procesu archiwizacji dokumentów

Model opiera się na współpracy z firmą zewnętrzną, która świadczy usługi z zakresu archiwizacji dokumentów. Popularne wśród takich firm usługi to głównie przechowywanie dokumentów, udostępnianie na życzenie klienta oryginału dokumentu lub jego wersji elektronicznej, a także bezpieczne niszczenie dokumentów, zgodnie z obowiązującymi normami.

Firmy zajmujące się realizacją procesów związanych z archiwizacją dokumentów często oferują również inne usługi związane z obiegiem dokumentów. Temat ten przybliżę jednak przy innej okazji.

Rozważając model archiwizacji oparty na outsourcingu, weź pod uwagę przede wszystkim wysokość budżetu, jaki możesz na ten cel przeznaczyć. 

Pamiętaj, że im większą ilość dokumentów przeznaczasz do obsługi, tym niższą cenę jednostkową jesteś w stanie wynegocjować.

Model ten warto wziąć pod uwagę, gdy nie posiadasz odpowiedniego miejsca w siedzibie firmy, w którym bezpiecznie możesz przechowywać dokumenty.

MODEL nr 3 Model łączony, czyli częściowy outsourcing procesu archiwizacji.

Decydując się na współpracę z firmą zewnętrzną, nie musisz korzystać ze wszystkich usług w zakresie archiwizacji, jakie oferuje. Co ważne, nie musisz również decydować się na przekazanie wszystkich dokumentów, które posiadasz.

Częstą praktyką jest wydzielenie do przechowywania w magazynach firm zewnętrznych, dokumentacji, z której stosunkowo rzadko korzysta się w realizacji pozostałych procesów biznesowych. Dzięki takiemu rozwiązaniu możesz znacznie ograniczyć koszty związane z usługą udostępniania dokumentów, w szczególności, gdy konieczne jest posiadanie przez Ciebie oryginału dokumentu.

Często najbardziej efektywne, pod względem kosztów oraz czasochłonności, rozwiązanie, na początkowym etapie wdrażania wydaje się być skomplikowane.
Jeśli jednak odpowiednio się do tego przygotujesz, z dużym prawdopodobieństwem proces archiwizacji może być realizowany przy okazji wielu innych procesów, bez zbędnego obciążania Ciebie i Twoich pracowników.

Wybierając optymalny dla Twojej firmy model archiwizacji dokumentów musisz wziąć pod uwagę kilka czynników. Jakie to czynniki? Przeczytasz w artykule “Co wziąć pod uwagę przy wyborze modelu procesu archiwizacji w firmie?”

Jeśli uważasz, że informacje, którymi się z Tobą dzielę są wartościowe, będzie mi bardzo miło, gdy podzielisz się nimi ze swoimi znajomymi.

W przypadku dodatkowych pytań lub wątpliwości, zachęcam Cię do pozostawienia komentarza, na pewno odpowiem.

Nazywam się Malwina Angerman-Kowalska, jestem archiwistką.

Wiesz, że wszędzie tam, gdzie pojawia się „dokument” mamy do czynienia z procesem archiwizacji? Bez względu na to, czy to w wersji papierowej, czy elektronicznej. Teraz możesz sobie wyobrazić, jak daleko w organizacji sięgają „macki archiwum”. Nie powinniśmy tego obszaru ignorować, a jednak mocno go nie doceniamy.

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *