Regały pełne segregatorów i teczek. W tych teczkach stare dokumenty. Do tego koniecznie dużo kurzu. Przytłumione światło, zapach starego papieru… Czy tak wygląda codzienność Archiwisty w XXI wieku?

W pierwszych dniach marca miałam okazję uczestniczyć w niewielkim evencie. W wydarzeniu oprócz mnie, wzięło udział ok. 50 handlowców, z różnych branż. Założeniem tego spotkania, poza wysłuchaniem prelekcji w interesującym mnie temacie, był szeroko rozumiany networking. I o ten networking właśnie się rozchodzi…

Poznałam tego wieczora specjalistów od sprzedaży nieruchomości, części samochodowych, sprzętu IT, a także chłopaka, który zajmuje się drukowaniem 3D i sprzedażą personalizowanych ortez ortopedycznych. Brzmi nieźle, prawda?

I wśród tych osób, ja… ARCHIWISTKA!

Za każdym razem, gdy zdradzałam rozmówcy kim jestem, zastanawiałam się czy pomóc mu szukać szczęki pod nogami, czy może użyczyć kropli do oczu, bo od ich szerokiego otwarcia mógł się nabawić zespołu suchego oka.

Wiesz, co chcę Ci powiedzieć? Mam wrażenie, że mniejszą sensacją byłby fakt, że pracuję dla NASA lub w CBŚ.

Początkowo cała ta sytuacja mocno mnie zirytowała. Jednak po kilku dniach przyszła pewna refleksja. Zdałam sobie sprawę jak mocno w społeczeństwie zakorzeniony jest stereotyp związany z instytucją archiwum i archiwistami. A także, jak niewielu z nas wie, czym tak naprawdę może zajmować się archiwista. Szczególnie teraz, w dobie informatyzacji, robotyzacji i automatyzacji… 

Chciałabym Ci w kilku zdaniach nakreślić czym tak naprawdę się zajmuję. Wierz mi, to nie będzie takie oczywiste…

Zacznę od tego, że archiwista może wywodzić się z “dwóch” szkół. 

“Typ”, z którym wiele osób kojarzy ten zawód to archiwista historyczny. I tak, to prawda, że taka osoba zazwyczaj spędza czas wśród regałów pełnych starych dokumentów (niekoniecznie zakurzonych, bo zgodnie ze sztuką dokumenty powinny być regularnie odkurzane). Dodatkowo, archiwista historyczny posiada wiedzę i umiejętności do dokonania oceny wartości dokumentu, wskazania rysu historycznego jego genezy, itp. 

W tym wypadku jednak nie chcę zagłębiać się w szczegóły, bo w żaden sposób nie chciałabym spłycać roli archiwistów historycznych. A jest to dla mnie realna obawa, gdyż sama archiwistą historycznym nie jestem i nie mogę wziąć odpowiedzialności za wskazanie dokładnych zadań, które takowi wykonują. 

Jestem natomiast głęboko przekonana, że ich praca jest równie fascynująca jak i moja, o ile nawet nie bardziej! Nie wiem, jak Ty, ale ja bardzo chętnie poznałabym jakieś tajemnice sprzed kilkudziesięciu lat, które skrywają dokumenty przechowywane w archiwach państwowych czy Instytucie Pamięci Narodowej.

Druga szkoła, to szkoła związana z… zarządzaniem dokumentami i informacją. 

Zastanawiałam się, jak nazwać takiego archiwistę i stwierdziłam, że dobrym określeniem jest “archiwista procesowy”.

Dlaczego? Archiwista, taki jak ja, zajmuje się przede wszystkim… procesami, w których wykorzystane są dokumenty.

Tak naprawdę moja praca zaczyna się już na etapie… wytworzenia dokumentu, a nie w momencie jego przekazania do archiwum. Gdyby tego było mało, musisz mieć świadomość, że cykl życia dokumentu nie zawsze kończy się umieszczeniem go na regale w magazynie.

Ostatnio próbowałam pewnej osobie wytłumaczyć, czym tak naprawdę jest archiwum, skoro śmiem twierdzić, że nie jest to ostatni przystanek dokumentów przed ich zniszczeniem? Wpadłam na takie określenie:

Umieszczenie dokumentu w archiwum jest końcem jednego procesu, ale często bywa również początkiem innego procesu, w którym ten sam dokument jest wykorzystywany.

Podam Ci przykład, moim zdaniem najlepiej obrazujący to podejście. 

Posiadasz umowę z podwykonawcą. Zlecenie, którego umowa dotyczyła zostaje wykonane. Podwykonawca wystawia Ci fakturę za swoje usługi. Fakturę opłacasz. Umowa ląduje w archiwum.

Po 3 latach otrzymujesz wezwanie do zapłaty, gdyż rzekomo Twoja płatność nie została uregulowana. I w tym momencie ta umowa, wraz z fakturą oraz potwierdzeniem płatności, zyskuje… drugie życie. Dokumenty te stanowią bowiem Twój dowód na należyte wywiązanie się z postanowień umowy. 

Kiedy pojawia się problem? Gdy tych dokumentów nie jesteś w stanie odnaleźć… 

A nie jesteś w stanie, bo proces ich przetwarzania, archiwizacji i przechowywania był wadliwy.

A co z e- dokumentami?

Doskonale zdaję sobie sprawę, że obecnie zmierzamy do zminimalizowania wykorzystania papierowych wersji dokumentów. Jednak nie mam obaw co do przyszłości mojego zawodu.

Po pierwsze, nawet gdyby od jutra wszystkie, absolutnie wszystkie dokumenty papierowe zostały wycofane i zaczęły funkcjonować jedynie e-dokumenty, to wciąż istnieją kilometry (o tym, skąd wzięłam te kilometry przeczytasz tutaj) dokumentów, które należy przechowywać nawet 30 lat i więcej. Zeskanowanie ich nie jest rozwiązaniem (jest ułatwieniem, do bieżącej pracy z tymi dokumentami), gdyż oryginał nadal pozostaje w wersji papierowej, a nie znam prawnika, który poświadczy kopię dokumentu “za zgodność z oryginałem” nie mając tego oryginału do wglądu.

Po drugie, e-dokumenty to wciąż dokumenty, których terminy przechowywania są tożsame z dokumentami tradycyjnymi. Owszem, tworzeniem systemów do ich przechowywania zajmują się specjaliści z branży informatycznej, ale to wsparcie i opinia archiwisty w kwestii nadania obowiązkowych indeksów, wskazania terminów przechowywania na serwerach, jest kluczowa. Osobiście, jako archiwistka właśnie, ściśle współpracowałam z działem IT, również przy tworzeniu aplikacji do zarządzania dokumentami tradycyjnymi oraz ich elektronicznymi odpowiednikami.

Na czym więc polega moja praca? Moja rola w strukturach firmy? Moje wsparcie dla przedsiębiorców?

Na tym, aby… tak ustalić procesy, w których wykorzystywane są dokumenty, by archiwum było końcem i początkiem, ale nigdy… początkiem końca!

Jeśli uważasz, że informacje, którymi się z Tobą dzielę są wartościowe, będzie mi bardzo miło, gdy podzielisz się nimi ze swoimi znajomymi.

W przypadku dodatkowych pytań lub wątpliwości, zachęcam Cię do pozostawienia komentarza, na pewno odpowiem.