Termin przechowywania dokumentów

• on 1 paź 2023
• By Kaja Górska
• Bez kategorii

Termin przechowywania dokumentów

Często zastanawiamy się, kiedy dokładnie musimy przechowywać pewne dokumenty przez okres dziesięciu lat. Otóż, zgodnie z przepisami prawa, akta takie jak dokumenty dotyczące środków trwałych czy pewne dokumenty księgowe muszą być przechowywane przez pełne 10 lat.

Pięć lat w szufladzie

Nie wszystkie dokumenty muszą być przechowywane przez całą dekadę. Istnieją takie, które wymagają pięcioletniego okresu przechowywania. Do nich zaliczają się na przykład niektóre dokumenty pracownicze oraz dokumenty związane z działalnością gospodarczą.

Wielki sprzątanie w 2023

Jeśli zastanawiasz się, które dokumenty z przeszłości możesz wyrzucić w 2023 roku, odpowiedź jest prosta. Wszystkie dokumenty, które miały pięcioletni okres przechowywania i pochodzą z 2018 roku, mogą zostać bezpiecznie usunięte.

Urzędy gminne a tajemnica przechowywania

W urzędach gminy obowiązują specyficzne zasady dotyczące przechowywania dokumentów. Wiele z nich, w związku z ich publicznym charakterem i znaczeniem dla społeczności lokalnej, jest przechowywanych przez bardzo długi czas, a niektóre nawet na stałe.

Przedsiębiorca i jego papierologia

Dokumenty związane z działalnością gospodarczą, takie jak faktury, umowy czy dokumenty księgowe, mają określone terminy przechowywania. W zależności od rodzaju dokumentu mogą to być 3, 5, czy nawet 10 lat.

Domowe archiwum

W domu również gromadzimy ważne dokumenty – umowy, rachunki, zaświadczenia. Choć nie ma jednoznacznych przepisów mówiących, jak długo powinniśmy je przechowywać, zaleca się zachowywanie ważniejszych dokumentów przez co najmniej 5 lat.

Archiwalne tajemnice

Okresy przechowywania dokumentów w archiwum różnią się w zależności od ich charakteru. Niektóre dokumenty, ze względu na ich historyczną wartość, są przechowywane na stałe, podczas gdy inne mogą być przechowywane przez określony czas, np. 10, 30 czy nawet 100 lat.

Urzędowe zasady archiwizacji

W urzędach obowiązują ścisłe zasady archiwizacji dokumentów. Dotyczą one zarówno sposobu przechowywania, jak i katalogowania dokumentów, aby zapewnić ich bezpieczeństwo i dostępność.

Pracownicze pamiątki

Dokumenty pracownicze, takie jak umowy o pracę, świadectwa pracy czy karty ewidencji czasu pracy, zazwyczaj przechowywane są przez okres 10 lat.

Środki trwałe w papierach

Dokumenty dotyczące środków trwałych, takie jak faktury zakupu czy umowy leasingowe, powinny być przechowywane przez 10 lat.

Księgowe obowiązki

Dokumenty księgowe, takie jak bilanse, zestawienia finansowe czy księgi rachunkowe, zgodnie z przepisami, muszą być przechowywane przez okres 10 lat.

Mam nadzieję, że ten artykuł rozjaśnił nieco kwestie związane z przechowywaniem dokumentów. Pamiętajmy, że odpowiednie przechowywanie dokumentów to nie tylko obowiązek, ale także sposób na zachowanie porządku i pewności w naszych działaniach.

• on 11 wrz 2023
• By Kaja Górska
• Bez kategorii

Dlaczego prowadzić ewidencję dokumentów w firmie

Ewidencja dokumentów to systematyczne gromadzenie, katalogowanie i przechowywanie wszelkich dokumentów powstających w trakcie działalności firmy. Dotyczy to zarówno dokumentów wewnętrznych, takich jak notatki służbowe czy umowy pracownicze, jak i zewnętrznych – faktur, umów z kontrahentami czy korespondencji biznesowej. Ewidencja ta może być prowadzona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, w zależności od potrzeb i specyfiki działalności przedsiębiorstwa.

Ewidencja dokumentów – klucz do sukcesu

Prowadzenie ewidencji dokumentów firmowych przynosi wiele korzyści. Przede wszystkim pozwala na szybki dostęp do potrzebnych informacji. W dynamicznie działającej firmie, gdzie decyzje często muszą być podejmowane „na już”, zdolność do szybkiego odnalezienia potrzebnego dokumentu może być kluczem do sukcesu.

Ponadto, odpowiednio prowadzona ewidencja chroni przed utratą ważnych dokumentów. Wypadki takie jak pożar, zalanie czy awaria sprzętu komputerowego mogą doprowadzić do utraty cennych danych. Dzięki systematycznemu archiwizowaniu i tworzeniu kopii zapasowych minimalizujemy ryzyko takich sytuacji.

Porządek przede wszystkim

Ewidencja dokumentów to także gwarancja porządku w dokumentacji. Dzięki niej łatwiej jest śledzić obieg dokumentów w firmie, kontrolować ich aktualność oraz terminowość. To z kolei przekłada się na lepszą organizację pracy i wyższą efektywność działania.

Bezpieczeństwo i zgodność z prawem

Nie możemy zapominać o aspekcie prawnym. Wiele dokumentów musi być przechowywanych przez określony czas, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Prowadzenie ewidencji pozwala na łatwe monitorowanie tych terminów i zapewnia zgodność z wymogami prawnymi.

Prowadzenie ewidencji dokumentów w firmie to nie tylko obowiązek, ale przede wszystkim inwestycja w efektywność i bezpieczeństwo działania przedsiębiorstwa. Dzięki niej możemy spać spokojnie, wiedząc, że nasza dokumentacja jest w porządku, a wszelkie potrzebne informacje są na wyciągnięcie ręki.