​Prowadzisz firmę. Twoja firma wytwarza, przetwarza, przechowuje dokumenty. Czy wiesz ile ich posiada? I jakie? Gdzie je znaleźć? I kiedy możesz je zniszczyć? A może masz od tego ludzi? Pani Zosia, Helenka, czy pan Adam? Oni zawsze wiedzą, znajdą stary kwit w czeluści kantorka. A Ty?

Zwykło się mawiać, że “nie ma ludzi niezastąpionych”. Osobiście kilka razy na swojej zawodowej drodze, miałam wątpliwą przyjemność takie słowa usłyszeć. Przyznaję, że również byłam o tym święcie przekonana, do czasu.

Realizując jeden z projektów, niezbędne mi były dane dotyczące dokumentacji przechowywanej przez jeden z zespołów. Pukałam do wielu drzwi, ale zazwyczaj kończyło się na pocałowaniu klamki. Koniec końców dotarłam do człowieka, który zna człowieka, który wie, gdzie są dokumenty. 

Udałam się w podróż na jedno z pięter wieżowca, nie bez trudu trafiłam do tej “żyjącej legendy”. Owszem dowiedziałam się, gdzie są dokumenty, ale jakie? Tego nie było mi dane usłyszeć. Dlaczego? Z prostego powodu. Pani Krysia, która od 25 lat zajmowała się archiwum, jest aktualnie na długotrwałym zwolnieniu. A to Pani Krysia posiadła tę tajemną wiedzę i jak się okazało… ewidencję dokumentów prowadziła w głowie. 

Tą historią chciałabym uświadomić Ci jeden z powodów, dla których warto prowadzić rejestr dokumentacji firmy. 

Poniżej znajdziesz pięć pytań. Jeśli choćby na jedno z nich odpowiesz twierdząco, to wprowadzenie ewidencji dokumentów w Twojej firmie, będzie dobrym rozwiązaniem.

Przekazujesz dokumenty do obsługi lub przechowywania firmie zewnętrznej?

Jeśli nie prowadzisz rejestru dokumentacji, to skąd wiesz jakie dokumenty przekazujesz? Masz pewność, że wszystkie dokumenty, które przekazałaś/eś trafiły tam, gdzie powinny trafić? Masz pewność, że żaden z nich nie zaginął albo nie uległ zniszczeniu?

Zapewne w umowie, jaką masz podpisaną z firmą (np. outsourcingową, biurem rachunkowym) zostały uwzględnione odpowiednie zapisy dotyczące odpowiedzialności. Jednak masz świadomość, że w przypadku kontroli to w pierwszej kolejności na Tobie ciąży obowiązek przedstawienia dokumentacji? Jeśli tej dokumentacji nie masz, a tym bardziej nie posiadasz potwierdzenia, jakie dokładnie dokumenty zostały usługodawcy przekazane, to trudno będzie Ci udowodnić Twoje racje i domagać się ewentualnego odszkodowania.

W jaki sposób kwalifikujesz dokumenty do zniszczenia, po upływie terminu ich przechowywania?

Czy co roku wertujesz całą dokumentację, którą przechowujesz w firmie? Czy zwyczajnie tego nie robisz, bo wciąż brak Ci czasu, Twoi pracownicy pochłonięci są innymi obowiązkami, a liczba dokumentów z roku na rok rośnie…

Gdzie oznaczasz dokumenty, które zostały zniszczone?

Oznaczasz czy nie? Spytasz po co? A choćby dlatego, by mieć dowód, że nie przetwarzasz danych osobowych swoich klientów po dozwolonym okresie przechowywania, w przypadku kontroli RODO. To jednak tylko jeden z przykładów, inne przybliżę w osobnym artykule.

W jaki sposób przeprowadzasz weryfikację, jakie dokumenty posiadasz i gdzie one się znajdują?

Jak to u Ciebie jest? Masz pamięć absolutną czy nieśmiertelną panią Krysię na podorędziu?

Jeśli zatrudniasz pracowników, w jaki sposób korzystają oni z przechowywanych w firmie dokumentów?

Czy w razie potrzeby każda z zatrudnionych w firmie osób, nawet nowa praktykantka, jest w stanie bez problemu odnaleźć każdy dokument?

Prowadzona na bieżąco ewidencja dokumentów, które należą do firmy, bez względu na to, czy przechowujesz je w biurze, czy korzystasz z usług firm zewnętrznych, pozwoli Tobie i Twoim pracownikom:

Zaoszczędzić czas! Przyznasz chyba, że lepiej dla Twojego biznesu będzie, jeśli te kilkanaście minut dziennie czy nawet tygodniowo, które poświęcasz (Ty lub Twoi pracownicy) na poszukiwanie jednego papierka w stosie innych, wykorzystasz do realizacji celów związanych z główną działalnością Twojej firmy.

Zaoszczędzić miejsce! Brak możliwości łatwej i szybkiej weryfikacji dokumentów, których termin przechowywania upłynął, zazwyczaj skutkuje tym, że takiej weryfikacji w ogóle się nie podejmujesz. W rezultacie, zamiast niszczyć dokumenty, robiąc tym samym miejsce dla nowych, Ty wciąż je przechowujesz, mnożąc ilość przechowywanej dokumentacji. Pomyśl, czy poświęcenie kilkunastu sekund na wprowadzenie dokumentu do ewidencji nie jest tańsze niż zakup nowej szafy, która zabiera miejsce w biurze?

Zaoszczędzić pieniądze! Jeśli przechowujesz dokumenty w magazynach firm outsourcingowych, możesz na bieżąco niszczyć dokumenty po okresie ich przechowywania, tym samym zapobiegając wzrostowi kosztów operacyjnych. Jeśli dokumenty przechowujesz w siedzibie firmy, uwierz mi, w końcu nadejdzie ten dzień, w którym będzie trzeba się zmierzyć z tą całą dokumentacją. Inwentaryzacja zasobu, który przez lata zgromadzisz, stworzenie rejestru, który pozwoli Ci wytypować dokumenty do zniszczenia, to koszt rzędu nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych! Jeśli zdecydujesz się zrobić to samodzielnie, nie korzystając z usług firm outsourcingowych to… wróć do punktu pierwszego. 

Mam nadzieję, że udało mi się przedstawić Ci zalety prowadzenia ewidencji dokumentów. Sam proces tworzenia takiego rejestru nie musi być czasochłonny i skomplikowany. O tym, jak się do tego zabrać przeczytasz w artykule “Ewidencja dokumentów w firmie”.

Jeśli uważasz, że informacje, którymi się z Tobą dzielę są wartościowe, będzie mi bardzo miło, gdy podzielisz się nimi ze swoimi znajomymi.

W przypadku dodatkowych pytań lub wątpliwości, zachęcam Cię do pozostawienia komentarza, na pewno odpowiem.