Pojęcie “bałaganu” to rzecz względna. Naprawdę tak uważam. Osobiście bardzo ciężko skupić mi się na pracy, gdy wokół mam jakieś zbędne przedmioty. Jestem typową minimalistką. Znam jednak osoby, których produktywność sięga zenitu w tzw. twórczym chaosie. Jednak w przypadku przechowywania dokumentów, namawiam Cię do okiełznania tego chaosu i uporządkowania ich.

Jak uporządkować dokumenty sprawnie i efektywnie? Zapoznaj się z 5 krokami, które doprowadzą Cię do celu.

Krok 1: Klasyfikacja, czyli jak dzielić dokumenty?

Twoim zadaniem w tym kroku jest dokonanie selekcji dokumentów oraz określenie typu każdego z nich. Najbardziej efektywny sposób podziału, to taki, w którym dla jednego okresu przechowywania przyporządkujemy jeden rodzaj dokumentu.

Oczywiście, może istnieć kilka typów dokumentów o jednakowej kategorii archiwalnej. Unikaj jednak sytuacji, gdy w obrębie jednego rodzaju, posiadasz dokumenty o różnych terminach przechowywania.

TUTAJ znajdziesz informacje o 18 najpopularniejszych typach dokumentów.

Krok 2: Ewidencja, czyli po co i jak prowadzić wykaz dokumentów, które posiadamy?

O ewidencji pisałam już na blogu nie raz, nie dwa. Ewidencja (wykaz, rejestr) to przede wszystkim baza wiedzy o dokumentach, które przechowujesz. Prowadząc ją sumiennie i regularnie, oszczędzasz czas, pieniądze i miejsce. 

Posiadanie ewidencji dokumentów umożliwia Tobie, Twoim domownikom czy współpracownikom, łatwe i szybkie:

• wyszukiwanie dokumentów,
• wytypowanie dokumentów do zniszczenia,
• oznaczenie dokumentów zniszczonych.

Po więcej informacji, odsyłam Cię do poniższych artykułów. W jednym z nich znajdziesz również link do pobrania bezpłatnego szablonu ewidencji, który może uzupełnić.

• Jak prowadzić ewidencję dokumentów?
• 5 powodów, dlaczego należy prowadzić ewidencję dokumentów w firmie
• Ewidencja dokumentów w firmie

Krok 3: Kwalifikacja, czyli określ jak długo należy przechowywać określone dokumenty.

Określenie terminów przechowywania dokumentów (tzw. kwalifikacja) jest niezbędna, dlaczego? Przede wszystkim po to, aby:

• nie zniszczyć zbyt wcześnie dokumentów, które powinniśmy jeszcze jakiś czas przechowywać,
• nie przechowywać zbyt długo dokumentów, które już możemy z czystym sumieniem zniszczyć, tym samym… zyskując miejsce na nowe.

Kwalifikację najlepiej przeprowadzić w połowie całego procesu archiwizacji. 

Masz już bowiem wiedzę, jakie dokumenty posiadasz i to właśnie na określeniu terminu przechowywania tych, konkretnych typów dokumentów, możesz się skupić.

A przed Tobą jeszcze dwa kroki, których realizację ułatwi Ci, nic innego jak właśnie, prawidłowo przeprowadzona kwalifikacja.

Więcej o m.in. sposobie obliczania terminu przechowywania przeczytasz w artykule Termin przechowywania dokumentów, jak liczyć, żeby się nie przeliczyć?

W e-booku „Ogarnij papiery. Zrób porządek w dokumentach w 5 krokach” znajdziesz opis 18 rodzajów dokumentach, wraz z ich terminami przechowywania.

Krok 4: Niszczenie, czyli wytypuj i zniszcz dokumenty, których termin przechowywania upłynął.

Aby wytypować dokumenty, które możesz bezpiecznie zniszczyć, skorzystaj z ewidencji, którą już posiadasz.

Zweryfikuj terminy wytworzenia dokumentów, oblicz termin, w którym upływa ich okres przechowywania. Wyselekcjonuj je z pozostałych dokumentów, odłóż w osobne miejsce a następnie zniszcz. 

Pamiętaj, by dokumenty naprawdę zniszczyć, czyli przynajmniej porwać na małe kawałki. Jeśli posiadasz niszczarkę, nie wahaj się jej użyć!

Po co właściwie niszczyć te dokumenty? Jednym z podstawowych powodów jest… uwalnianie przestrzeni! 

Z roku na rok dokumentów przybywa, nawet jeśli coraz bardziej popularne stają się dokumenty elektroniczne, to jeszcze przez długi czas nie uwolnimy się w 100% od papieru.

Regularne niszczenie dokumentów, których termin przechowywania upłynął pozwala nam kontrolować ilość posiadanych dokumentów oraz zachować w nich należyty porządek.

Krok 5: Porządkowanie, czyli wybierz sposób przechowywania dokumentów.

Spójrz na swoje dokumenty, ile z nich możesz już zniszczyć, a ile nadal przechowywać? Nadszedł czas na ostatnią decyzję, czyli wybór sposobu przechowywania. 

Wybór materiałów do przechowywania dokumentów jest naprawdę duży. Możesz wybierać pomiędzy produktami specjalistycznymi, bardziej uniwersalnymi. Decydować o ich formacie, materiale, z którego zostały wykonane.

Wybierz te, które będą dla Ciebie optymalne. Przegląd materiałów do przechowywania dokumentów znajdziesz w artykule: Jak przechowywać dokumenty?

Każdy z tych 5 kroków, to tak naprawdę jeden z etapów procesu archiwizacji dokumentów.

Staraj się przeprowadzać go przynajmniej raz w roku. Zapisz sobie to zadanie z kalendarzu.

Jeśli w ciągu roku liczba Twoich dokumentów wzrasta bardzo szybko, warto robić z nimi porządek np. raz na kwartał. Pomiń wtedy jednak czwarty krok “Niszczenie”.

Niszczenie powinno odbywać się raz w roku, najlepiej na początku. Gdyż właśnie 1 stycznia mijają terminy przechowywania dokumentów.

Mam nadzieję, że tych kilka, prostych wskazówek pomoże Ci w uporządkowaniu swojego prywatnego archiwum. Dokumenty są częścią naszego życia i warto o nie dbać, również po to, by w przyszłości oszczędzić czas i nerwy, podczas poszukiwań konkretnego dokumentu w stosie, nieuporządkowanych papierków!