Termin przechowywania dokumentów, jak liczyć, żeby się nie przeliczyć?

Sty 22, 2020Archiwizacja po ludzku, Dokumentacja w firmie, Praktyczne porady

Kwalifikacja, kategoria archiwalna, symbol kwalifikacyjny, ekspertyza i inne. Nic Ci to nie mówi? To dodam jeszcze, że 5 to tak naprawdę 6. A i zapomniałabym, makulatura również ma swoje specjalne miejsce w archiwizacji. Czyli o kilku archiwistycznych wymysłach w jednym miejscu…..

Jak określić kategorię archiwalną dokumentu i czym ona właściwie jest?

Kategorię archiwalną nadaje się dokumentom w procesie kwalifikacji. Proces ten polega na ocenie wartości poszczególnych dokumentów i zaszeregowaniu ich do odpowiedniej kategorii archiwalnej oraz nadaniu symbolu kwalifikacyjnego określającego daną kategorię.

Masło maślane?

Przełożę to z „archiwalnego” na polski. W procesie kwalifikacji dokumentów musisz ustalić przez ile lat należy przechowywać określony rodzaj dokumentów. Terminy te określone są głównie przez obowiązujące w Polsce prawo. Po ustaleniu czasu przechowywania, pozostaje Ci jedynie nadanie odpowiedniego symbolu kategorii archiwalnej, który go określa.

Dla najbardziej popularnych dokumentów stworzyłam Archiwistyczną Ściągawkę, którą otrzymasz bezpłatnie zapisując się do mojego Newslettera.

Z kolei w e-booku „Ogarnij papiery” znajdziesz terminy przechowywania dla 18 rodzajów dokumentów, które każdy z nas posiada!

Alfabet archiwisty – rodzaje kategorii archiwalnych i ich symbole kwalifikacyjne

A – jak Always! Dokumenty, które zakwalifikujemy do tej kategorii przechowujemy bezterminowo (wieczyście).

Bc –  oznacza się dokumentację niearchiwalną, to znaczy taką, której przechowywać nie musisz. Potocznie mówiąc, kategoria ta dedykowana jest… makulaturze. Brutalne, ale tak właśnie jest. Zalicz do niej wszelkie kopie (o ile posiadasz ORYGINAŁY!), odręczne notatki, które już nie są potrzebne do realizacji zadań i procesów i tym podobne.

Po co zatem istnieje taka kategoria? W tym miejscu należy wspomnieć o JRWA. Nie jest to żaden skrót zespołu heavy metalowego, ani używki z pogranicza prawa. Mam na myśli Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt. Każda firma zatrudniająca pracowników powinna rozważyć stworzenie takiego dokumentu.

Bn – najbardziej popularna kategoria archiwalna. n oznacza tutaj ilość lat, przez które należy przechowywać dokumenty. Ilość lat, przez które należy dokumenty zachować, określana jest zazwyczaj przez obowiązujące prawo. Jak wspominałam wyżej, wykaz najpopularniejszych dokumentów i ich terminów przechowywania, może otrzymać w prezencie, zapisując się na mój Newsletter.

BEn – tę kategorią oznacz dokumenty, dla których nie jesteś w stanie jednoznacznie wyznaczyć konkretnego terminu przechowywania. Magiczna litera E, oznacza w tym symbolu… ekspertyzę, czyli dodatkową weryfikację, którą przeprowadzisz po upływie określonej liczbie lat (jak wyżej, tutaj również, n oznacza ilość lat).

Szczególnie polecam tę kategorię dla umów, których termin zakończenie jest trudny do określenia, np. umowa o rachunek bankowy. Również wszelkie umowy kredytowe warto określić tą kategorią. Dziwi Cię to? Oczywiście, że jesteś w stanie sprawdzić w harmonogramie spłaty kredytu, kiedy przypada termin ostatniej raty, ale czemu zakładasz, że nie uda Ci się tego zobowiązania „pozbyć” wcześniej? Bądź optymistą!

Dlaczego archiwiści mają w nosie matematykę i jak zaginamy czasoprzestrzeń?

Z doświadczenia wiem, że najwięcej problemów sprawia nam prawidłowe obliczenie terminu przechowywania. W archiwistyce mamy do czynienia ze szczególnych zjawiskiem, gdy 5 lat może trwać nawet rok dłużej! Jak to możliwe?

Okres przechowywania zaczynamy liczyć od 1 stycznia roku następującego, po dacie wytworzenia dokumentu. Przykład? Fakturę z dnia 2 stycznia 2014 roku, sklasyfikowaną w kategorii B5, możesz bezpiecznie zniszczyć najwcześniej… 1 stycznia 2020 roku!

Dlatego też tak istotny jest rok powstania dokumentu, o którym piszę w artykułach dotyczących ewidencji dokumentów. Miesiąc jego powstania, z punktu widzenia archiwizacji, nie jest aż tak istotny.

Piszę ten post w styczniu 2020 roku, dlatego poniżej przedstawię Ci, które dokumenty możesz już zniszczyć. Mam nadzieję, że nieco Ci to pomoże i zrobisz miejsce na nowe „papierki”.

Termin zniszczenia

Kategoria archiwalna

Rok wytworzenia dokumentu

1 stycznia 2020

B2

2017

B3

2016

B5

2014

B10

2009

 

E-book w promocyjnej cenie 35 zł!

Nazywam się Malwina Angerman-Kowalska, jestem archiwistką.

Wiesz, że wszędzie tam, gdzie pojawia się „dokument” mamy do czynienia z procesem archiwizacji? Bez względu na to, czy to w wersji papierowej, czy elektronicznej. Teraz możesz sobie wyobrazić, jak daleko w organizacji sięgają „macki archiwum”. Nie powinniśmy tego obszaru ignorować, a jednak mocno go nie doceniamy.

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *